LAPORAN PROTOKOLER WALIKOTA BEKASI

LAPORAN PROTOKOL

KANTOR WALI KOTA BEKASI

Pada kunjungan susulan saya pada 13 Januari 2012, saya mengunjungi kantor Walikota Bekasi, disana saya bertemu dengan Bapak Widityawarman selaku pihak protokol pada kantor Walikota Bekasi. Kami membahas mengenai tata cara protokoler dalam acara yang diadakan protokoler pemerintahan kota Bekasi. Hal pertama yang mereka sampaikan adalah mengenai protokoler dalam sebuah acara. Disana, mereka menjelaskan bagaimana protokoler yang dilakukan, yaitu:

1.      Kesesuaian randown acara.

Ketika acara belum dimulai, protocol berhak mengecek ulang susunan acara agar acara dapat berjalan sesuai keinginan.

2.      Persiapan.

Setelah dicek, maka protocol mempersiapkan segala hal terkait acara tersebut.

3.      Keamanan

Pada bagian keamanan dibagi beberapa pos yang tersebar ke beberapa sudut dalam wilayah acara. Tiap pos diwajibkan saling terhubung agar tidak terjadi misskomunikasi antar pos.

4.      Tempat duduk undangan

Dalam acara, protocol harus mempersiapkan tempat-tempat untuk tamu (regular, VIP), wartawan, petugas, dan lain-lain. Tamu VIP disiapkan nama / nomor agar tidak terjadi kesalah pahaman.

5.      Cara masuk disesuaikan dengan tempat. Cara masuk tamu akan berbeda antara tamu yang diundang dalam acara indoor dan outdoor.

6.      Sediakan ruang transit untuk pengisi acara.

Ruangan ini bertujuan untuk: menunggu pembicara utama datang, dan jika pembicara utama datang diawal waktu acara.

7.      Pakaian

Pada kegiatan upacara, ditentukan pula pakaian tiap peserta upacara agar tampak  rapi.

Pada protocol di acara resmi memiliki uraian pelaksanaan dalam formulir A dan B.

Dalam formulir tersebut terdapat rincian yang sangat mendetail mengenai pihak-pihak yang terlibat di acara tersebut dan apa saja yang akan dibicarakan dalam acara tersebut. Selain itu, tata pelaksanaan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi, dan tata penghormatan, Dan juga UU no 24 tahun 2009 bahwa bendera bahasa dan lambang negara serta lagu kebangsaan. Jadi wajib untuk menyanyikan lagu Indonesia Raya pada pembukaan acara.

Beberapa catatan untuk Master of Ceremony (MC), yaitu:

ü  Mengecek kembali gelar dan nama pengisi acara.

ü  Dalam sambutan, tidak semua pihak bisa berperan. Maksimal hanya 3 pimpinan.

ü  Dalam acara resmi, biasanya MC tidak menyebutkan penghormatan kepada para undangan. Hal itu nantinya akan disampaikan oleh moderator.

ü  Protocol, MC, dan moderator memiliki peran masing-masing, yaitu: protocol berperan sebagai pengatur jalannya acara, MC berperan mengantarkan sub acara ke acara lainnya dan mengantarkan pihak yang terlibat di acara kepada tujuan acara, dan moderator mendampingi pengisi acara dan menyimpulkan materi.

Rapat itu banyak jenisnya, tergantung isi acaranya, begitupun ruangannya. Semua keputusan mengenai ruangan, dan dekorasi ruangan itu didapat dari hasil mufakat.  Harapan dari pelatihan keprotokolan ini tercipta jalinan kerjasama yang positif antar dinas atauinstansi terlebih antar kecamatan di Kota Bekasi.